Una solución alternativa viene del concepto en inglés de workaround. Es una práctica o un comportamiento informal, que difiere de los procedimientos establecidos por una organización. Su intención es eludir o arreglar temporalmente un obstáculo en el flujo de trabajo. Éste inconveniente puede ser real o percibido. Se utiliza para cumplir un objetivo o alcanzarlo más fácilmente.

En el contexto de una Historia Clínica Electrónica (HCE), una solución alternativa puede consistir en saltarse pasos prescritos, introducir datos que deberían introducir otros o registrar actividades más tarde en la HCE en lugar de dejar que el sistema guíe estas actividades.

Muchas de las causas de las consecuencias no deseadas de las HCE se remontan a las discrepancias entre el comportamiento, las intenciones y las expectativas de los usuarios y los flujos de trabajo dictados por la historia clínica. 

Qué no es un workaround

Las siguientes actividades no se consideran workarounds para la HCE:

- las soluciones temporales en respuesta al tiempo de inactividad del sistema. 

- soluciones desarrolladas por personas distintas de los usuarios del sistema. 

- soluciones desarrolladas antes de la implementación de la HCE. 

- soluciones puntuales que fueron realizadas por error.

Tipos de workarounds

¿Cómo podemos clasificar las soluciones alternativas?

Una de las formas más simples de clasificación es dividirlas entre beneficiosas y  perjudiciales. O sea, clasificarlas según las consecuencias previstas debido a su uso. 

Consecuencias negativas

Las soluciones alternativas son una fuente potencial de ineficiencias. Pueden alterar la estandarización al no adherirse a los protocolos de seguridad establecidos por el sistema. Esto puede poner en peligro a los pacientes. 

Ignorar o desactivar funciones específicas de la HCE como introducir datos que no reflejan fielmente la realidad puede producir la administración de medicación al paciente equivocado. 

Por ejemplo, compartir las contraseñas entre diferentes usuarios puede dar lugar a accesos no autorizados, lo que tiene consecuencias negativas sobre la privacidad de los pacientes.

Consecuencias positivas

Las soluciones alternativas se producen porque el sistema no se adapta a la realidad de los usuarios. Al estudiarlas, se pueden ver áreas en las que las capacidades de la HCE no se ajustan a las necesidades de los profesionales de la salud. Por lo que se pueden considerar una fuente potencial de mejoras para el sistema.

Por ejemplo, cuando los profesionales registran las alergias de los pacientes en una nota aparte en lugar de seleccionar una de las opciones que ofrece la HCE. Esto podría indicar que falta una opción de datos fundamental o que el módulo de alergias como está diseñado no se ajusta al flujo de trabajo del profesional.

Cuando los usuarios idean una solución de este tipo, los desarrolladores pueden darse cuenta de los elementos que faltan y garantizan un mejor ajuste entre la HCE y la organización. 

Las soluciones alternativas también pueden llevarse a cabo como una solución rápida a un problema inusual o concebirse de forma creativa para contribuir a un flujo de trabajo normalizado y que funcione correctamente.

Sin embargo, no todo es blanco y negro. Estas soluciones pueden ser armas de doble filo. Una solución puede tener consecuencias tanto positivas como negativas, dependiendo de quién, qué o cuándo se vea afectado. 

Si las soluciones alternativas pueden ser tanto negativos como positivos, clasificarlos según las consecuencias no tiene mucho sentido. Lo que es bueno para uno puede ser malo para otro y viceversa.

Flexibilizar flujos de trabajo 

Las soluciones alternativas son una realidad y van a seguir existiendo. No existe un flujo de trabajo único que pueda aplicarse a todos los profesionales al mismo tiempo. Los usuarios tienen responsabilidades pero también necesidades al momento de hacer su trabajo. Muchas veces existe un conflicto entre lo que se tiene que hacer y lo que se quiere hacer.

Minimizar estos conflictos permite flexibilizar los flujos de trabajo y hacerlos más dinámicos. Pero para eso es necesario tener un conocimiento de cuáles son esos conflictos y cómo resolverlos sin sacrificar la seguridad ni la privacidad de los pacientes. 

Lo ideal sería que todas las instituciones tengan una política o normas de gobernanza de los datos y que se armen procedimientos operativos normalizados para los distintos flujos de trabajo, incluído el uso de la mensajería instantánea. 

Los profesionales y los pacientes usan Whatsapp porque es ubicuo y simple, pero no hay que olvidarse que no es una herramienta diseñada para el uso médico. Compartir imágenes de pacientes sin consentimiento a través de esa plataforma solo porque es fácil, es irresponsable. Es necesario que se desarrolle una guía de uso correcto que tenga en cuenta todas estas limitaciones, o que se utilicen herramientas que sí estén diseñadas para el uso médico. 

Existen aplicaciones de mensajería como Siilo, Hospify, Simple Practice, Oncall Health, Tiger connect, Trillian y MedX, que sí están aprobados por HIPAA y por la GDPR. }

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